一、高校檔案管理工作的重要意義
(一)承載學(xué)校歷史與發(fā)展脈絡(luò)
高校檔案猶如一部生動且詳實(shí)的史書,涵蓋了文書檔案、財(cái)會檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、聲像檔案、基建檔案、教職員個(gè)人業(yè)績檔案等多門類內(nèi)容。它如實(shí)記錄了學(xué)校從創(chuàng)建之初到各個(gè)發(fā)展階段的歷程,無論是重大的教學(xué)改革、科研突破,還是日常的校園活動、師生交流等,都一一留存其中。
教職工在教學(xué)、科研以及日常工作中的點(diǎn)滴表現(xiàn),學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)狀況、獎懲情況以及個(gè)人成長軌跡等相關(guān)資料,都被完整地收納進(jìn)高校檔案里。這些內(nèi)容不僅是學(xué)校評價(jià)教師教學(xué)成果的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn),也是鑒定學(xué)校整體教育狀況、衡量教育水平的重要依據(jù)。
例如,通過查閱歷年的教學(xué)檔案,能清晰看到某專業(yè)課程設(shè)置的演變、教學(xué)方法的更新?lián)Q代,進(jìn)而分析出教學(xué)質(zhì)量的提升路徑;而學(xué)生檔案則關(guān)乎著每一位學(xué)生的升學(xué)、就業(yè)等前途大事,像畢業(yè)生在求職或深造時(shí),檔案里的學(xué)業(yè)成績、獎懲記錄等都是重要的參考內(nèi)容。所以說,高校檔案作為學(xué)校歷史的見證者,有著不可替代的關(guān)鍵價(jià)值,承載著學(xué)校一路走來的風(fēng)雨與輝煌,是學(xué)校發(fā)展脈絡(luò)的忠實(shí)記錄者。
(二)助力學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)推進(jìn)
在科研方面,高校檔案能夠?yàn)閹熒_展科研項(xiàng)目提供不可或缺的基礎(chǔ)資料和參考借鑒。過往的科研成果檔案,包含了前人的研究思路、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)方法以及遇到的問題和解決方案等,這些都能啟發(fā)后來的科研人員,避免他們走彎路,幫助他們站在 “巨人的肩膀” 上進(jìn)行更深入的探索和創(chuàng)新。
對于教學(xué)工作而言,檔案里積累的優(yōu)秀教學(xué)案例、經(jīng)典課程教案、教學(xué)改革經(jīng)驗(yàn)等,可供教師們相互學(xué)習(xí)交流,有助于提升整體教學(xué)水平,同時(shí)也能為新入職的教師快速熟悉教學(xué)工作提供寶貴的指導(dǎo)。
在校史編纂上,檔案更是核心素材來源。它所記錄的學(xué)校發(fā)展歷程中的大小事件、重要人物事跡等,經(jīng)過系統(tǒng)梳理和編纂,能形成一部完整且具有傳承意義的校史,讓在校師生以及校友們更好地了解學(xué)校的文化底蘊(yùn)和精神傳承。
而且,學(xué)校在制定發(fā)展規(guī)劃、推進(jìn)各項(xiàng)改革時(shí),檔案中反映出的歷史規(guī)律、過往經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等,都能起到重要的參考作用,助力學(xué)校更科學(xué)合理地決策,推動學(xué)校不斷朝著更好的方向改革發(fā)展。比如某高校在籌備新專業(yè)建設(shè)時(shí),通過查閱相關(guān)學(xué)科的歷史教學(xué)檔案、科研成果檔案等,分析出自身的優(yōu)勢與不足,進(jìn)而制定出符合實(shí)際情況且具有特色的專業(yè)發(fā)展規(guī)劃,為新專業(yè)的成功落地和后續(xù)良好發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)??傊咝n案貫穿于學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)之中,發(fā)揮著極為重要的作用,是學(xué)校不斷前進(jìn)的有力支撐。
二、當(dāng)前高校檔案管理工作中用戶培訓(xùn)與支持的現(xiàn)狀及問題
(一)重視程度不足
在當(dāng)前高校檔案管理工作中,對用戶培訓(xùn)與支持的重視程度不足是一個(gè)較為突出的問題。部分高校往往將重心放在教學(xué)、科研等方面,而檔案管理工作被視為輔助性事務(wù),沒有得到應(yīng)有的重視。
很多時(shí)候,檔案管理工作在高校日常運(yùn)營中常處于被忽視的狀態(tài),相應(yīng)地在人力、物力投入上十分有限。例如,一些高校的檔案管理部門人員配備不足,且缺乏專業(yè)的培訓(xùn)師資力量,難以系統(tǒng)地開展用戶培訓(xùn)工作。在物力方面,檔案管理所需的場地、設(shè)備更新不及時(shí),陳舊的設(shè)施也限制了培訓(xùn)與支持工作更好地開展。
同時(shí),在規(guī)劃層面也存在欠缺,沒有針對檔案管理工作中用戶培訓(xùn)與支持制定長遠(yuǎn)且完善的計(jì)劃。檔案管理人員可能僅僅滿足于將檔案簡單保管好,能應(yīng)對常規(guī)的檢查和查閱便覺得足夠,缺乏主動提升服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)用戶培訓(xùn)與支持的意識,使得檔案管理工作難以高效、高質(zhì)量地服務(wù)于廣大師生以及其他有需求的用戶,影響了檔案管理工作整體效能的發(fā)揮以及服務(wù)水平的提升。
(二)管理人員業(yè)務(wù)能力參差不齊
檔案管理人員作為檔案管理工作以及用戶培訓(xùn)與支持的直接執(zhí)行者,其業(yè)務(wù)能力的高低對整體工作質(zhì)量有著關(guān)鍵影響,然而當(dāng)前這方面卻存在參差不齊的情況。
一方面,部分檔案管理人員對檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)不夠深入,只是掌握了一些基本的檔案收集、整理、歸檔流程,但對于檔案管理背后涉及的理論、法規(guī)以及不同門類檔案管理的要點(diǎn)等缺乏全面了解。比如在處理一些年代久遠(yuǎn)、具有特殊歷史價(jià)值的檔案時(shí),因?qū)I(yè)知識欠缺而無法采取科學(xué)合理的保護(hù)與利用措施。
另一方面,存在部分檔案管理人員專業(yè)不對口的現(xiàn)象,他們可能來自其他學(xué)科領(lǐng)域,未經(jīng)過系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗。這些人員在實(shí)際工作中,對于檔案材料收集、整理和歸檔等業(yè)務(wù)操作容易出現(xiàn)不規(guī)范的情況,像檔案分類不夠準(zhǔn)確、歸檔文件缺失關(guān)鍵信息等問題時(shí)有發(fā)生,進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理的整體水平難以提升,在對用戶進(jìn)行培訓(xùn)與支持時(shí),也無法提供專業(yè)、精準(zhǔn)的指導(dǎo),影響了用戶對檔案管理工作的滿意度以及檔案資源的有效利用。
(三)培訓(xùn)與支持體系不完善
完善的培訓(xùn)與支持體系是保障高校檔案管理工作中用戶能夠有效獲取知識、順利使用檔案資源的關(guān)鍵所在,但目前這一體系還存在諸多不完善之處。
從培訓(xùn)機(jī)制來看,缺乏統(tǒng)一、規(guī)范且具有針對性的培訓(xùn)課程設(shè)置。對于不同層次、不同需求的用戶(如檔案管理人員、專任教師、普通學(xué)生等)沒有進(jìn)行分類分層培訓(xùn),往往是采用 “一刀切” 的培訓(xùn)方式,導(dǎo)致培訓(xùn)內(nèi)容要么過于淺顯,無法滿足專業(yè)人員深入學(xué)習(xí)的需求,要么過于深奧,讓普通用戶難以理解和吸收。而且培訓(xùn)的頻次也不固定,有時(shí)間隔時(shí)間過長,無法及時(shí)讓新入職的人員或新接觸檔案使用的用戶得到及時(shí)培訓(xùn)。
在支持方式上,較為單一和被動。多數(shù)情況下只是提供線下的集中授課培訓(xùn),缺乏線上的培訓(xùn)資源,如網(wǎng)絡(luò)課程、操作指南視頻等,不利于用戶根據(jù)自己的時(shí)間和學(xué)習(xí)節(jié)奏進(jìn)行自主學(xué)習(xí)。同時(shí),在用戶遇到實(shí)際問題尋求幫助時(shí),支持響應(yīng)不夠及時(shí),缺乏有效的溝通渠道和后續(xù)跟蹤服務(wù)機(jī)制,使得用戶在檔案管理相關(guān)工作和使用檔案過程中遇到的問題不能得到妥善解決,難以滿足高校檔案管理工作中實(shí)際的業(yè)務(wù)開展以及廣大師生等相關(guān)人員對檔案使用的需求。
三、加強(qiáng)用戶培訓(xùn)的有效策略
(一)完善檔案收集培訓(xùn)
收集文件資料是完善檔案的前提,學(xué)校檔案是檔案工作人員經(jīng)過認(rèn)真篩選、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理所形成的,其涵蓋的內(nèi)容對學(xué)校的管理來說至關(guān)重要。在歸檔之前,需要對所掌握的資料進(jìn)行細(xì)化分析,保證檔案的質(zhì)量,而這要求檔案管理人員具備資料分析、分類、整理的能力。
然而,現(xiàn)實(shí)中部分檔案管理人員在處理資料方面存在不足,對相關(guān)業(yè)務(wù)操作不夠熟悉。為避免這一情況,學(xué)校應(yīng)該積極開展檔案收集培訓(xùn)工作。例如,可以邀請檔案管理領(lǐng)域的專家或經(jīng)驗(yàn)豐富的從業(yè)者,詳細(xì)講解不同類型檔案資料的特點(diǎn)、分析方法以及分類整理的要點(diǎn)等知識,同時(shí)結(jié)合實(shí)際案例,讓管理人員進(jìn)行模擬操作練習(xí),增強(qiáng)他們的資料分析和整理能力,進(jìn)而提高學(xué)校檔案的整體質(zhì)量,為后續(xù)檔案的有效利用和管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
(二)推進(jìn)檔案信息化培訓(xùn)
隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,檔案信息化已成為必然趨勢,其對于提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平有著極大的推動作用。傳統(tǒng)的手工檔案管理工序復(fù)雜,容易出現(xiàn)檔案材料填寫格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整等失誤,在資料查找和整理過程中也頗為麻煩,需耗費(fèi)大量時(shí)間。而檔案信息化則借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的便利,不僅能夠高效地處理檔案資料的收集、整理,還能提高檔案資料的保密程度,實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理,當(dāng)前也已成為高校管理檔案方式的主流。
基于此,學(xué)校檔案館應(yīng)當(dāng)展開針對檔案管理人員的檔案信息化培訓(xùn)課程,內(nèi)容涵蓋檔案信息化操作流程等方面。比如,培訓(xùn)中要教會管理人員掌握檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),像掃描分辨率、存儲格式等的設(shè)置,確保數(shù)字化質(zhì)量;指導(dǎo)他們?nèi)绾谓⒉⑦\(yùn)用檔案信息化管理平臺,實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線管理、檢索和利用;同時(shí),也要強(qiáng)調(diào)采取有效措施保障數(shù)字化檔案的安全,防止信息泄露、損壞或丟失等情況發(fā)生。通過此類培訓(xùn),使檔案管理人員具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識與操作能力,能夠流暢操作相關(guān)系統(tǒng),最大程度發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢,讓檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。
(三)強(qiáng)化檔案管理制度培訓(xùn)
完善的檔案管理制度是做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在,只有健全檔案管理模式,使其規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化,才能確保檔案管理工作順利進(jìn)行。不同高校有著各自的特點(diǎn)與需求,因此學(xué)校應(yīng)在借鑒其它高校優(yōu)秀檔案管理模式的基礎(chǔ)上,結(jié)合自身實(shí)際情況,制定出一套適用的檔案管理方法。
同時(shí),為了讓相關(guān)人員能夠更好地了解并遵循這些制度,學(xué)校需要組織開展檔案管理制度培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中,要詳細(xì)解讀各項(xiàng)制度條款,例如檔案的收集范圍、整理要求、保管規(guī)范、利用權(quán)限等內(nèi)容,明確各環(huán)節(jié)的具體操作流程和責(zé)任分工??梢酝ㄟ^制度講解、案例分析以及現(xiàn)場答疑等多種形式,幫助檔案管理人員、專任教師以及其他涉及檔案使用的人員深入理解制度要求,使他們在日常工作中嚴(yán)格按照制度執(zhí)行,保障檔案管理工作有條不紊地開展,充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各方面的重要作用。
四、加強(qiáng)用戶支持的實(shí)用方法
(一)加大宣傳力度,營造良好氛圍
檔案工作的重要性往往容易被忽視,高校檔案管理工作機(jī)構(gòu)可通過多種途徑來加強(qiáng)宣傳,營造重視檔案工作的良好氛圍,提高用戶對檔案管理工作的認(rèn)知與重視程度,從而讓他們更主動地參與和配合相關(guān)工作。
一方面,可以舉辦各類展覽,例如展示學(xué)校發(fā)展歷程中的重要檔案資料,像建校時(shí)的批文、重大科研成果的原始記錄、知名校友的在校事跡材料等,讓師生直觀地感受到檔案承載的厚重歷史與價(jià)值。同時(shí)編輯檔案工作簡報(bào),定期向校內(nèi)各部門、師生披露館藏的亮點(diǎn)內(nèi)容,介紹最新整理歸檔的有意義的檔案情況。
另一方面,積極宣傳檔案法規(guī)知識也尤為重要。通過開展專題講座、在校園網(wǎng)開辟法規(guī)宣傳專欄等方式,向廣大用戶普及檔案的收集、保管、利用等方面的法律法規(guī)要求,讓大家明白檔案工作是有法可依、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?,進(jìn)而自覺遵守相關(guān)規(guī)定并重視檔案資源。還可以介紹檔案工作知識,比如不同類型檔案的作用、檔案查閱的流程和注意事項(xiàng)等,幫助用戶更好地了解檔案管理工作,使其在日常學(xué)習(xí)、工作中能有意識地配合檔案收集,也更懂得如何利用檔案來滿足自身需求,為各項(xiàng)事務(wù)助力。
(二)優(yōu)化服務(wù)流程,提升服務(wù)體驗(yàn)
從檔案查閱、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)入手,對服務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,是加強(qiáng)用戶支持的重要舉措。
在檔案查閱方面,簡化不必要的繁瑣手續(xù),明確并公示查閱檔案需要準(zhǔn)備的材料、申請的步驟等,避免用戶因流程不清而多次往返。比如可以設(shè)立一站式的查閱服務(wù)窗口,將申請、審核、調(diào)檔等流程集中辦理,提高查閱效率。同時(shí),利用信息化手段,建立檔案檢索系統(tǒng),讓用戶能快速定位到所需檔案,減少查找時(shí)間。
對于檔案利用環(huán)節(jié),同樣要提高效率。當(dāng)用戶因教學(xué)、科研、求職等合理需求申請利用檔案時(shí),及時(shí)進(jìn)行審批和安排,確保檔案能在最短時(shí)間內(nèi)發(fā)揮作用。而且注重用戶反饋,通過設(shè)置意見箱、線上調(diào)查問卷、現(xiàn)場交流等多種渠道收集用戶在使用檔案過程中遇到的問題和建議,及時(shí)對服務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn),不斷提升服務(wù)質(zhì)量,為用戶提供更便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案支持服務(wù),使用戶切實(shí)感受到檔案管理工作機(jī)構(gòu)對他們的有力支持。
(三)提供多樣化的支持渠道
如今,僅僅依靠傳統(tǒng)線下服務(wù)已經(jīng)難以滿足用戶的多樣化需求,高校檔案管理工作機(jī)構(gòu)應(yīng)積極搭建線上平臺,拓展支持渠道。
除了線下的檔案室現(xiàn)場服務(wù),可建立檔案信息查詢系統(tǒng),將部分可公開的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理并上傳至系統(tǒng),方便用戶隨時(shí)隨地通過校園網(wǎng)等渠道登錄查詢,比如一些校史資料、公開的教學(xué)成果檔案等,讓用戶能自主獲取所需信息。同時(shí),設(shè)置咨詢反饋渠道,安排專人負(fù)責(zé)在線解答用戶關(guān)于檔案管理和使用方面的疑問,無論是檔案的分類、歸檔問題,還是查閱利用的具體操作等,都能及時(shí)得到專業(yè)的回復(fù)。
此外,還可以開發(fā)移動端的檔案服務(wù)小程序等,提供如檔案預(yù)約借閱、利用申請進(jìn)度查詢等功能,進(jìn)一步方便用戶,讓檔案支持服務(wù)突破時(shí)間和空間的限制,更好地滿足高校師生以及其他相關(guān)用戶的需求,助力他們的學(xué)習(xí)、工作等各項(xiàng)活動順利開展。
五、建立有效的培訓(xùn)與支持效果評估機(jī)制
(一)明確評估指標(biāo)
要想全面且準(zhǔn)確地衡量高校檔案管理工作機(jī)構(gòu)對用戶培訓(xùn)與支持的效果,就需要明確一系列科學(xué)合理的評估指標(biāo)。首先,用戶滿意度是極為關(guān)鍵的一項(xiàng)指標(biāo),通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式收集用戶對于培訓(xùn)內(nèi)容是否實(shí)用、支持方式是否便捷高效等方面的評價(jià),直觀反映出培訓(xùn)與支持工作在用戶心中的認(rèn)可度。
其次,檔案管理水平提升情況也不容忽視。比如觀察經(jīng)過培訓(xùn)后,檔案管理人員在檔案收集、整理、歸檔以及利用等環(huán)節(jié)的操作是否更加規(guī)范準(zhǔn)確,能否更高效地處理各類檔案事務(wù);對于普通用戶而言,是否更清楚檔案查閱、使用的流程,能否更好地借助檔案資源助力自身的教學(xué)、科研或?qū)W習(xí)等活動,這些都是衡量檔案管理水平是否提升的要點(diǎn)。
再者,培訓(xùn)知識技能掌握程度也是重要的評估維度??梢酝ㄟ^理論考核、實(shí)操測試等形式,查看用戶對于培訓(xùn)中涉及的檔案專業(yè)知識,像檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、信息化操作流程、管理制度要求等內(nèi)容的掌握情況,了解他們能否將所學(xué)知識技能運(yùn)用到實(shí)際工作與使用場景中。只有明確這些具體且具有針對性的評估指標(biāo),才能為后續(xù)精準(zhǔn)評估培訓(xùn)與支持工作成效提供可靠依據(jù)。
(二)定期開展評估
為了及時(shí)掌握高校檔案管理工作機(jī)構(gòu)對用戶培訓(xùn)與支持工作的實(shí)際效果,發(fā)現(xiàn)潛在問題,定期開展評估工作是必不可少的??梢园凑展潭ǖ闹芷?,比如每學(xué)期或每年,運(yùn)用多種方式進(jìn)行全面評估。 一方面,問卷調(diào)查是常用且有效的方式之一,設(shè)計(jì)涵蓋培訓(xùn)內(nèi)容滿意度、支持渠道便捷性、知識技能掌握情況等多方面問題的問卷,面向不同類型的用戶群體廣泛發(fā)放,收集大量反饋數(shù)據(jù)進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì),了解整體的工作成效以及用戶的意見建議。
另一方面,實(shí)操考核也很關(guān)鍵,針對檔案管理人員,考查其在檔案信息化系統(tǒng)操作、檔案整理歸檔等實(shí)際業(yè)務(wù)操作上的熟練度和準(zhǔn)確性;對于普通用戶,則可模擬檔案查閱、利用等場景,檢驗(yàn)他們是否能正確運(yùn)用所學(xué)流程和方法完成相應(yīng)任務(wù)。
此外,實(shí)地檢查同樣重要,深入到檔案管理現(xiàn)場、培訓(xùn)場地等,查看設(shè)施配備是否滿足需求、培訓(xùn)過程是否有序規(guī)范、支持服務(wù)是否及時(shí)到位等。通過定期且全面的評估,確保對培訓(xùn)與支持工作的效果有清晰、準(zhǔn)確的把握,以便及時(shí)調(diào)整改進(jìn)。
(三)根據(jù)評估結(jié)果改進(jìn)工作
依據(jù)定期開展評估所反饋回來的情況,高校檔案管理工作機(jī)構(gòu)要及時(shí)且有針對性地對培訓(xùn)內(nèi)容、支持方式等進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化,從而持續(xù)提升對用戶的培訓(xùn)與支持水平。
若評估結(jié)果顯示用戶在某些檔案管理專業(yè)知識方面掌握程度較低,例如對新的檔案信息化技術(shù)運(yùn)用不熟練,那就需要在后續(xù)培訓(xùn)內(nèi)容中增加更詳細(xì)、深入的相關(guān)課程,邀請專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)操演示與講解,加強(qiáng)用戶的實(shí)際操作能力。要是發(fā)現(xiàn)支持方式上用戶反饋不夠便捷,比如線上咨詢回復(fù)不及時(shí)、線下辦事流程仍較繁瑣等問題,就要優(yōu)化支持渠道,增加專業(yè)咨詢?nèi)藛T,提高線上回復(fù)效率,進(jìn)一步簡化線下服務(wù)流程,提升用戶體驗(yàn)。
同時(shí),對于在評估中多次出現(xiàn)的共性問題,要深入分析原因,從制度層面、資源配置層面等尋找根源,制定長效的改進(jìn)機(jī)制,確保培訓(xùn)與支持工作能夠不斷貼合用戶需求,助力高校檔案管理工作更好地服務(wù)于廣大師生以及其他相關(guān)用戶,讓檔案資源發(fā)揮出更大的價(jià)值。